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    評價機構服務檔案如何歸檔?如何管理?

       發布:中一檢測

    時間:2017/5/13

    一、切實提高對技術服務檔案重要性的認識

    技術服務檔案是指機構在開展技術服務及日常管理過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像資料等。完整的技術服務檔案是機構依法依規開展技術服務活動的有效證明,對實現檢測、評價的可溯源,保證檢測、評價結論客觀真實起著重要的支撐作用。因此,各機構要切實提高對技術服務檔案管理工作的重視程度,嚴格按照《規范》和本通知要求,落實責任,規范程序,加強質控管理,確保檔案材料的真實性、完整性和規范性,為職業衛生監管部門履行職責,保護勞動者職業健康權益提供有效的技術支持。

    二、落實技術服務檔案管理責任

    技術服務機構主要負責人是本單位技術服務檔案管理工作的第一責任人,應親自或指派1名分管負責人具體負責本單位技術服務檔案管理工作。

    每個檢測、評價項目的項目負責人對該項目歸檔材料的真實性、完整性和規范性負總責(實驗室檢測部分由檢測技術負責人負責)。負責歸檔的項目組成員,對歸檔材料的完整性和規范性具體負責;負責形成或收集檔案材料的項目組成員,對相關材料的真實性具體負責。

    技術服務機構應設置專(兼)職的檔案管理員,負責檔案室及檔案日常管理工作。檔案管理員應熟悉檔案管理工作。鼓勵檔案管理員學習職業病危害檢測、評價有關知識。

    三、規范技術服務檔案建檔程序

    技術服務機構應在對項目組下達項目任務書的同時,派發項目編號。項目編號應連續且唯一。若項目任務書下達后項目中止,該項目的項目負責人應及時向負責發放項目編號的部門報告,相關部門要做好登記,確保空缺的項目編號有據可循。

    各項目組應按照《規范》規定的檔案內容形成和收集歸檔材料。相關材料原則上應保留原件,項目委托方提供的復印件上應有委托單位的簽章;項目組成員填寫的各種記錄表格必須保存原件,如必須謄寫,原件應一并保存;檔案材料中所有簽名均應為本人簽署;技術服務過程中產生的影像資料應刻制成光盤,同其他紙質材料一同歸檔。嚴禁任何人員偽造、變造檔案材料,嚴禁任何弄虛作假行為。

    檔案材料收集整理工作完成后,各項目組應編制歸檔目錄(參考格式見附件),歸檔人、項目負責人審核后簽字確認。檔案材料移交給檔案管理員后,檔案管理員應對照歸檔目錄對歸檔材料進行形式審查,核對無誤后簽字辦理歸檔交接手續。歸檔工作應當自報告簽發之日起的20個工作日之內完成。

    四、加強技術服務檔案質控管理

    技術服務機構應建立健全檔案管理制度、檔案管理作業文件及相關的記錄表格等,并組織開展全員培訓,使有關人員能夠熟練掌握檔案的填寫、建立、保管、查閱、借閱、復制等知識。

    檔案材料形成和收集過程中,項目負責人或其指派人員應定期進行監督檢查,發現問題及時糾正。倡導技術服務機構為每個檢測、評價項目指派1名質量監督員,由不參與該項目的專業技術人員擔任,對該項目技術資料形成和收集、整理、匯總、歸檔的全過程按照質控要求進行監督。

    技術服務機構質量管理部門應將技術服務檔案管理納入本單位內審計劃,對本單位技術服務檔案管理流程及有關執行情況實施監督,并至少每半年開展一次對項目及時歸檔情況的專項檢查。技術服務機構主要負責人或分管負責人每年應至少親自抽查3份技術服務檔案,重點檢查檔案的真實性和完整性。有關監督檢查應留有記錄,對于發現的問題要及時整改,問題嚴重的,要采取措施進行補救并追究相關責任人的責任。

    五、加強對技術服務檔案的執法檢查

    各級安全生產監管部門要將技術服務檔案作為職業衛生執法檢查的重要內容,在開展職業病防護設施竣工驗收時,要加強對技術服務檔案的審查,發現存在技術服務檔案缺失或弄虛作假等行為的,一律不予通過驗收,并對有關機構依法依規嚴肅查處;在對技術服務機構開展日常監督檢查和資質延續時,也要將技術服務檔案作為重點進行檢查。

    本通知下發后,各機構要立即開展一次技術服務檔案管理專項檢查,對發現的問題,立即整改,分析原因并提出預防和控制措施。省局今年將針對技術服務檔案管理開展一次專項執法檢查。

    (來源:遼寧省安全生產監督管理局

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